Pleeenum – Online-Treffen auf Augenhöhe

Treffen gut zu organisieren und strukturieren ist online wie offline eine Herausforderung. Wir haben Treffen erlebt, bei denen wir nur dabei saßen und uns gefragt haben, was wir eigentlich dort machen – und andere, die uns bewegt, begeistert und inspiriert haben. Manche Treffen haben auch einfach nur die organisatorische Aufgabe erfüllt, für die sie angesetzt wurden. Wieder andere sind selbst daran gescheitert.

In hierarchiearmen Zusammenhängen, etwa selbstorganisierten Gruppen und Teams mit flachen Hierarchien, sind alle für das Gelingen guter Kommunikation und damit auch guter Treffen mitverantwortlich. Wir können unseren Teil der Verantwortung schultern und versuchen zu Treffen beizutragen, die uns gut tun. Noch besser, wenn wir es gemeinsam schaffen in den Austausch darüber zu kommen, was gute Treffen für uns ausmachen und unser eigenes Verhalten reflektieren.

Wir haben es als hilfreich erlebt, bei der Reflektion von Gruppenprozessen von persönlichen Schuldzuschreibungen wegzukommen. Denn wenn die Schuldigen gefunden sind, findet kein Lernprozess mehr statt. Interessanter und zielführender ist es für uns, davon auszugehen, dass alle ihr Bestmögliches beigetragen haben. Die ‘Prime Directive’ von thoughtworks fasst diese Herangehensweise ganz prägnant zusammen:

“Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the time, their skills and abilities, the resources available, and the situation at hand.”

Und wenn alle ihr Bestes gegeben haben, warum hat es dann trotzdem nicht gut funktioniert? Manchmal hilft es, die Rahmenbedingungen in den Blick zu nehmen. Als Eselsbrücke können dabei die drei ‘S’ dienen:

Structures: Wie strukturieren wir unsere Treffen und uns als Gruppe? Welche Strukturen könnten uns helfen. Bei dominantem Redeverhalten Einzelner kann z. B. eine Runde, in der alle zu Wort kommen, die eingefahrenen Rollenmuster aufbrechen. Auch informelle Hierarchien, Rollenerwartungen und Verhaltensmuster sind Strukturen, die wir infrage stellen können.
Support: Wir müssen nicht immer alles alleine stemmen und können auch gar nicht die Expert*innen in allen Bereichen sein. Vielleicht hilft eine externe Person als Supervision oder Mediation bei Konflikten. Manchmal übernehmen sich Gruppen auch und die schwierigen Plena sind Ausdruck allgemeiner Überforderung. Auch dann kann externe Unterstützung helfen.
Skills: Wenn wir es schaffen zu erkennen, welche Fähigkeiten uns gefehlt haben, können wir sie uns gezielt aneignen. Über unsere Schwächen zu reden, fällt uns oft schwer. Andere auf fehlende Kompetenzen hinzuweisen und darüber in einen guten Austausch zu kommen, ist ebenso schwierig. Wenn wir es schaffen, eine Kultur der gegenseitigen Hilfe zu etablieren, wird es leichter. “Ich kann mir gerade noch nicht vorstellen, das Plenum alleine zu moderieren. Wer würde das mit mir mal durchsprechen und vorbereiten?”

Software als Unterstützung, nicht als Hürde

Doch wie lassen sich solche Überlegungen auf Online-Treffen übertragen und was haben die Tools, die wir nutzen, überhaupt damit zu tun? Zunächst einmal sind die Tools auch Teil der Strukturen, die wir uns selbst geben und sie haben direkte Auswirkungen auf unsere Treffen.

Auf Grundlage der gesammelten Erfahrungen wollen wir bekannte Reibungspunkte abbauen und die etablierten Praxen digital unterstützen. Wir haben uns hierbei auf ein paar grundlegende Aspekte konzentriert:

Ein intuitives User Interface senkt Hürden bei der Partizipation, insbesondere für Teilnehmer*innen, die nicht technikaffin sind.
Eine gute Vorstrukturierung erleichtert transparente Kommunikation.
Komplexe Diskussionen lassen sich in AGs auslagern, um große Treffen zu entlasten.
Klare Dokumentation macht Diskussionen und Entscheidungsprozesse später leichter nachvollziehbar.

Konkrete Umsetzung in Nextcloud Collectives

Um sicherzustellen, dass die ganze Gruppe Zugriff auf die Protokolle hat, haben wir auf Nextcloud und insbesondere der Collectives App aufgebaut. Sie ermöglicht einen kollektiven Wissensspeicher für alle Beteiligten.

Diesen Wissensspeicher haben wir um Unterseiten erweitert - etwa zur Abbildung von AGs - oder um alle Protokolle an einem Ort zu sammeln. Wir haben die App wirklich kollaborativ gemacht, indem neue und umbenannte Seiten automatisch sofort allen Teilnehmenden angezeigt werden. Auch die Live-Verfolgung von Änderungen im Dokument wurde verbessert. Gemeinsames Arbeiten in einem Kollektiv soll Spaß machen und flüssig von der Hand gehen.

Unterseiten ermöglichen ein besseres Strukturieren des gemeinsamen Wissens. Änderungen anderer werden gleich mit angezeigt.

Das Verlinken von Seiten per Drag&Drop ermöglicht schnelle und unkomplizierte Querverweise. So wollen wir es erleichtern, gemeinsam gewonnenes Wissen besser zu strukturieren und Verbindungslinien zu ziehen.

Bereits bei analogen Treffen haben sich Protokollvorlagen als hilfreich erwiesen, eine gemeinsam erarbeitete Struktur beizubehalten. In Nextcloud Collectives ermöglichen Protokollvorlagen, digitale Treffen besser zu strukturieren, diese Struktur zu reflektieren und weiterzuentwickeln.

Zu Beginn des Treffens wird das Protokoll auf Basis der Vorlage angelegt. Die Teilnehmenden können dann aktuelle Themen per drag & drop in der Agenda verlinken.

Indem die abgelegten Protokolle allen Mitgliedern eines Kollektivs leicht zugänglich sind, können getroffene Entscheidungen später besser nachvollzogen werden. Das Protokoll erfasst den Verlauf des Treffens, während konkrete Änderungen direkt in den Themenseiten eingepflegt werden.

Mit Backlinks - also eine Liste der Seiten, die auf die Themenseite verweisen - kann nachvollzogen werden, bei welchen Treffen über ein bestimmtes Thema gesprochen wurde.

Insgesamt schaffen wir damit eine Umgebung, welche im gesamten Prozess (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung/Dokumentation) eines Treffens genutzt werden kann.

Designing interfaces

Wir haben viel Arbeit in die Weiterentwicklung und Verbesserung des User Interfaces von Nextcloud Collectives gesteckt. In regelmäßigen Review-Runden mit den Nextcloud Designer*innen und befreundeten Grafiker*innen haben wir neue Funktionen konzipiert, bestehende überarbeitet und viele kleine Paper Cuts behoben.

Als hilfreich erwies sich der Ansatz, jede durch User ausgedrückte Irritation ernst und als Anlass zu nehmen, nach einer intuitiveren Lösung zu suchen. Wir gehen davon aus, dass jede Schwierigkeit in der Benutzung der Software, über welche ein uns bekannter User stolpert, dutzenden weiteren widerfahren wird, von denen wir es nicht mitbekommen.

Sowohl bei der Entwicklung konkreter UI-Konzepte, als auch beim Schärfen der grundsätzlichen Haltung, haben uns die Coachings mit Simply Secure sehr geholfen.

Die Ungleichzeitigkeit der Entwicklung

Die Adaption neuer Tools dauert - und das gleich doppelt: Neue Funktionen werden oft erst mit neuen Nextcloud Releases verfügbar und kommen erst bei den Nutzenden an, wenn diese neuen Versionen tatsächlich auf den Servern installiert werden. So verzögert sich das Feedback durch User. Zugleich braucht es gerade bei Gruppen, die sich für ihre Arbeit auf diese Tools verlassen müssen, Vertrauen, das wir uns erst erarbeiten müssen. Bis Gruppen sich überhaupt für die Nutzung einer neuen Software entscheiden, ist es ein langer Weg.

Nachdem wir die Collectives App selbst vor einem Jahr im Rahmen einer Prototype-Fund-Förderung entwickelt haben, konnten wir uns jetzt darüber freuen, dass die App im Nextcloud 22 Release gefeatured und damit einer breiteren Öffentlichkeit vorgestellt wurde. Die Resonanz auf diese Präsentation ist spürbar. So erreicht uns etwa jeden zweiten Tag ein neuer Feature-Wunsch oder Fehlerbericht.

Basierend auf dieser Erfahrung gehen wir davon aus, dass es auch wieder ein Jahr dauern kann, bis sich unsere gegenwärtigen Verbesserungen so weit verbreitet haben und genutzt werden, dass wir direktes Feedback erhalten.

Ausblick

Wir hatten das Glück, mit der Entwicklung nicht bei Null beginnen zu müssen und auf bereits ausgereiften Grundlagen aufbauen zu können. Sonst wären wir in den sechs Monaten wohl nicht sehr weit gekommen mit unserem Ziel, ein Tool zur hierarchiearmen Unterstützung digitaler Treffen zu entwickeln. Aufbauend auf Nextcloud allgemein und der Collectives App konkret konnten wir uns auf die Feinheiten der beschriebenen Funktionen und Verbesserungen fokussieren.

Perspektivisch können wir uns einige Weiterentwicklungen vorstellen:

Wir würden uns freuen, wenn Protokollvorlagen von gut funktionierenden Plenumsstrukturen mit anderen geteilt werden. So würden Gruppen dabei unterstützt, sich zu vernetzen und über ihre Praxen auszutauschen.
Gastzugänge zu Kollektiven - ohne bei Nextcloud registriert und angemeldet sein zu müssen - werden regelmäßig nachgefragt und würden die Hürde zur Partizipation an Treffen und Dokumenten weiter senken.
Um Medienbrüche zu vermeiden, wäre eine bessere Integration mit Nextcloud Talk wünschenswert - etwa durch einen Videochat in der Seitenleiste von Nextcloud Collectives. Hier haben wir bereits mit der Entwicklung begonnen.

Vielen herzlichen Dank!

Wir möchten die Gelegenheit nutzen uns herzlich beim Prototype Fund, beim BMBF und beim DLR für die Unterstützung und Begleitung des Projekts zu bedanken. Wir danken auch den Nextcloud Entwickelnden und der ganzen Community. Wir fühlen uns hier sehr herzlich aufgenommen und freuen uns über die Offenheit, den Austausch und die Übersetzungen.